Ler documentos recebidos, verificar o conteúdo e levar a informação para os sistemas da sua equipa.
Desenvolvemos a aplicação, a validação e o processo de revisão à volta dos seus documentos. A sua equipa decide o que pode avançar automaticamente e o que precisa de aprovação.
Um PDF recebido pode precisar de ser aberto, associado a um cliente ou encomenda, verificado com outros registos, copiado para uma aplicação e enviado para aprovação. Se faltar uma página ou os valores não coincidirem, alguém tem de voltar aos emails e ficheiros antes de continuar.
Ligamos esses passos. Um formulário digitalizado pode criar um processo; um pedido pode atualizar um registo de cliente; uma fatura pode precisar de corresponder a uma encomenda. O software mantém juntos o original, as verificações e a próxima ação.
Reveja uma fatura de exemplo.
Escolha uma situação e selecione um campo para o localizar no original. Compare a encomenda relacionada e veja como a revisão altera o resultado.
INV-2026-185
Verificações e revisão
Precisa de revisão
Original preservadoDocumento original disponível para consulta.
Referência da encomendaPO-419 encontrada nos registos relacionados.
Verificação do valor184,50 € acima da encomenda.
Um revisor precisa de resolver a divergência de valor.
O valor foi lido corretamente, mas difere da encomenda. Uma verificação de negócio suspende o registo até alguém decidir o próximo passo.
Construir o processo para o trabalho que se segue.
A extração é uma parte do trabalho. O software envolvente determina se um documento pode ser encontrado, verificado, revisto e utilizado.
Reunir os documentos recebidos numa única fila.
Os documentos podem chegar por email, por uma pasta partilhada ou por um portal de clientes. Ligamos os canais acordados, preservamos o ficheiro original e registamos a sua origem. A verificação dos ficheiros, a deteção de duplicados e o encaminhamento de páginas ilegíveis acontecem antes de se utilizar a informação extraída.
Registo digitalizado
supporting-record.jpg
Aplicação
application.pdf
Manter o original junto do registo.Ficheiros, referências e respetiva origem.
Um anexo de email, uma digitalização e uma submissão num portal podem entrar no mesmo processo.
Ler os campos de que o processo realmente precisa.
Definimos com a sua equipa a informação a recolher: uma referência, uma data, linhas de detalhe, uma morada ou uma cláusula. A IA pode interpretar formatos variáveis e texto não estruturado; a extração convencional pode tratar formatos estáveis. O resultado mantém a ligação à página ou passagem relevante para permitir a verificação.
Referência da encomendaPO-419
Localizado no original
Um campo proposto mantém a ligação ao local de onde foi retirado.
Verificar com as regras e os registos de confiança.
Ler um valor corretamente não significa que seja aceitável para o negócio. Verificamos campos obrigatórios, totais, formatos e registos relacionados. A sua equipa decide que divergências exigem aprovação, quem as pode resolver e que ações o software pode executar sem intervenção.
FaturaINV-2026-185
1660,50 €
EncomendaPO-419
1476,00 €
Diferença de 184,50 €
Suspender para decisão de revisão.
Um valor correto pode, ainda assim, entrar em conflito com uma encomenda existente.
Concluir o próximo passo e confirmar que aconteceu.
Um resultado aprovado pode atualizar uma aplicação, criar um processo ou preparar um relatório. Desenvolvemos tendo em conta as permissões e a resposta do sistema de destino. Se estiver indisponível, o registo fica pendente; repetir a ligação não pode criar uma segunda entrada. A equipa consegue ver o que foi concluído e o que ainda exige atenção.
Registo confirmado.
INV-2026-184
Documento original
invoice-184.pdf
Verificações de negócio
Concluídas
Destino
Confirmado
Encomenda relacionadaPO-419
Uma falha de ligação mantém uma tarefa pendente, sem criar uma segunda submissão.
Registo digitalizado
supporting-record.jpg
Aplicação
application.pdf
Manter o original junto do registo.Ficheiros, referências e respetiva origem.
Usar IA onde a interpretação ajuda. Manter as regras explícitas.
Leitura de documentos variáveis
A IA pode ajudar a interpretar formatos desconhecidos, identificar um campo descrito de formas diferentes ou propor informação a partir de texto livre. Definimos o resultado esperado e conservamos prova suficiente do original para que alguém possa verificar a proposta.
Aplicação dos controlos acordados
Campos obrigatórios, cálculos, deteção de duplicados, limites de aprovação e permissões pertencem à aplicação. Utilizamos regras de software para essas decisões, com a IA a contribuir dentro dos acessos e das ações autorizados.
Dar aos revisores os elementos de que precisam.
Um ecrã de revisão útil coloca o valor proposto ao lado do documento original e do registo de negócio relevante. A equipa deve perceber por que motivo o processo parou, fazer a correção permitida e registar a decisão.
Antes da implementação, acordamos quem pode ver cada documento, que serviços o podem processar, durante quanto tempo são conservadas cópias e que ações exigem aprovação. Essas escolhas passam a fazer parte das permissões e dos percursos de revisão da aplicação.
Testar um processo representativo antes de o alargar.
Começar por uma família de documentos acordada e um destino real. Incluir exemplos simples e os casos difíceis que a sua equipa já conhece.
O que avaliamos
O que examinamos
A decisão que apoia
Qualidade dos campos
Comparar os valores propostos com as respostas acordadas. Verificar separadamente os campos importantes, as tabelas e as variantes dos documentos.
Que erros consegue o processo detetar e quais ainda precisam de um revisor?
Esforço de revisão
Contar os casos que precisam de uma pessoa, as correções feitas e o tempo necessário para os resolver.
O processo reduz o trabalho da equipa que o vai operar?
Exceções e recuperação
Utilizar digitalizações incompletas, registos contraditórios, submissões duplicadas e um sistema de destino indisponível.
A equipa consegue encontrar e resolver o problema sem perder o original nem criar duplicados?
Custo de operação
Medir o volume de documentos, a utilização do modelo, o processamento, o armazenamento e o trabalho de revisão restante.
O processo completo justifica os custos de operação e suporte?
Entrar em produção com passagem à operação.
O trabalho concluído inclui a aplicação de receção e revisão, a ligação ao sistema acordado, as verificações documentadas e o registo de aceitação. Explicamos como tratar uma exceção, alterar acessos, acompanhar o processo e obter suporte continuado.
Comece pelos documentos e pelo próximo passo.
Diga-nos o que chega, de onde vem e o que alguém precisa de fazer com isso. Identificamos um âmbito inicial útil e acordamos como analisar amostras representativas consigo.
Uma primeira conversa é mais útil quando consegue descrever os tipos de documento, o volume aproximado, os sistemas envolvidos e os casos que exigem mais esforço.
