Defina o objetivo do processo
O trabalho administrativo começa muitas vezes com uma explicação incompleta: é preciso um documento, um pedido deixou de avançar ou várias entidades pedem informação diferente. Antes de fazer outro contacto, descreva o resultado pretendido e o obstáculo imediato.
Identifique a pessoa ou organização responsável pelo assunto e quem tem autorização para agir em seu nome. Anote as datas relevantes e as dependências, incluindo os prazos já comunicados ao titular.
Não é necessário um sistema de gestão complexo. Um resumo do assunto, um índice documental e um registo datado das ações podem fornecer uma estrutura de trabalho útil. O detalhe deve ser adequado ao procedimento e à informação envolvida.
Mantenha um índice documental com o estado de cada elemento
Liste o que está disponível, o que foi pedido e o que ainda precisa de confirmação. Registe onde está o exemplar de referência e qual a versão usada em cada pedido.
Distinga os originais, as cópias, as notas de trabalho e as respostas de outras entidades. Se um documento está incompleto ou a sua situação é incerta, assinale a dúvida em vez de apresentar o assunto como resolvido.
Defina quem pode aceder à documentação e um meio adequado para a partilhar. Um formulário de contacto inicial raramente é o local indicado para enviar um processo completo com informação confidencial. Acorde a troca documental depois de esclarecer as necessidades e as condições de acesso.
O que está pronto para a primeira conversa?
Lista de preparaçãoUtilize esta lista para se preparar. As opções ficam apenas nesta página e são apagadas ao recarregar.
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Associe cada pedido à próxima ação
Um registo útil explica o que foi pedido, quando, por que meio e por quem. Guarde a resposta ou a referência junto dessa entrada. Identifique a próxima ação e a pessoa responsável.
«A aguardar resposta» torna-se mais útil quando identifica a questão pendente e a data em que deve ser ponderado novo contacto. Uma resposta pode alterar a próxima ação; preserve histórico suficiente para explicar essa mudança.
Quem coordena deve conseguir apresentar a situação atual sem pedir ao titular que reconstrua cada telefonema e visita. O titular deve conseguir perceber o que continua por resolver e qual a decisão ou documento que lhe é pedido.
Distinga a coordenação das decisões especializadas
Um coordenador pode organizar a informação e acompanhar os passos administrativos acordados. Uma conclusão jurídica, contabilística ou técnica pode exigir um profissional com qualificação própria. Registe a questão que lhe é colocada e os elementos fornecidos.
Confirme a autorização necessária antes de agir. Ter acesso a um documento não autoriza, por si só, a apresentar um pedido, assinar uma declaração ou alterar um registo.
Quando existem vários intervenientes, identifique quem comunica a decisão e quem acompanha o passo administrativo seguinte. Assim, evita-se que o processo pare entre receber aconselhamento e executar a ação acordada.
Encerre ou transmita o processo com a situação atual identificada
No final do trabalho acordado, registe o que foi concluído, as respostas recebidas e os assuntos pendentes. Organize os documentos e as referências de forma a que o titular ou o próximo profissional os possa utilizar.
A passagem do processo pode descrever uma ação administrativa concluída, uma investigação que identificou outro passo ou um assunto à espera de decisão especializada. Indique a situação real, sem sugerir que todas as questões associadas estão resolvidas.
Acorde que documentos são devolvidos, conservados ou eliminados e quem fica responsável pelas ações pendentes. Um registo útil permite tanto o acompanhamento diário como a continuidade do trabalho.
Sobre este guia
Os requisitos documentais e o aconselhamento profissional dependem de cada assunto.
Apoio e coordenação administrativa
Conheça as atividades, os elementos necessários e as responsabilidades que um trabalho pode incluir.
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